複数の項目を枠で囲み、順番に並べて矢印で結んだフロー図を見直す。

なんとなくパッとしない

どうしてパッとしないのか

1. 1. 枠内の表現が冗長で説明口調になっている
   2. 枠の大きさがバラバラ
   3. 配置に統一感がない
   4. 赤を使用している部分が多すぎる、必要以上に赤字に下線を引いて強調しすぎてる

改善してみた

ここがポイント

1．シンプルな表現にする

図解の効用はひと目見て言いたいことが理解できることにある。この特徴を生かすには、文字を枠で囲んだり、矢印で結んだりするだけでなく、使われている文字による表現をシンプルにすることが必要だ。説明口調の表現や冗長な表現があれば見直してシンプルな表現にする。シンプルにすることで余白を取ることができ、読み取りやすくなる。
また文を「見出し+内容」に分けられるのであれば下のように見出しを共通の視覚的なポイントとして表現する。

2．枠の大きさを揃える

同じ位置づけの枠は文字列の長短の違いに関わらず大きさを統一しておく。同じデザインパターンを繰り返すことでリズム感が生まれ、読み進みやすくなる。文字列を枠で囲むのではなく、枠があって、その中に文字列を入れていると作成するとよい。

［操作］枠の大きさを統一する
[図形の書式]タブの[サイズ]で図形の[高さ]と[幅]を数値で指定する。

いったん作った図形の大きさを揃える場合は、数値で指定することができる。しかし、ゼロから作るのであれば、次の方法のほうがよい。

［操作］ひな形をひとつ作って複製する
使い回し可能な図解の一部分を作成し、必要な数だけ複製する。複製したら 配置を整え、順に文字を入れ替えて、必要に応じて色を変える。
このとき最初に作る図解の一部は、文字列の最も長いもの、高さの高いものにする。それ以外をひな形とすれば、複製し、文字を入れ替えたときに枠をはみ出してしまい、最初から作り直すことになるからである。
複製する場合には、必要な図をすべて選択して[コピー][貼り付け]を使うか、[Ctrl]+D で複製する。

3．図形の配置を整える

図形の端(あるいは中央)を目に見えない線に揃えるとすっきりきれいに見せることができる。繰り返し要素の端(あるいは中央)を揃えて等間隔に配置する。

［操作］離れた図形の端や中央を揃える、等間隔に配置する
離れた図形の端や中央を揃えるには図形をすべて選択して[図形の書式]タブの[配置]をクリックし、表示される[オブジェクトの位置]の[配置]から揃え方を選択する。 図形を等間隔に配置するには図形すべて選択して[図形の書式]タブの[配置]をクリックし、表示される[オブジェクトの位置]の[整列]から整列の仕方を選択する。

4．強調部分を必要以上に目立たせない

一枚のスライドの中に赤や黄色が多数存在すると、どこが重要かがわからなくなってしまう。また文字を赤くし、アンダーラインを引くと、互いの強調手段がけんかをし、ごちゃごちゃしたイメージになってしまい、効果を上げることができない。
目を引く鮮やかな赤や黄色は、ほんとうに重要な部分だけに使うようにする。重要というのは部分部分の範囲の中での重要ではなく、説明に使うすべてのスライドの中で重要であるか、あるいは一枚のスライドで特別に重要な部分である。

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この記事は4月1日刊行された「学会スライド図解の技術〜グラフと表効果的な見せ方・作り方〜」の内容の一部を再編集したものである。

グラフは数値をビジュアル化する代表的な表現方法である。
グラフより表のほうが詳細な数値を正確に表現できるが、グラフは数値が持つ本質的な特徴や傾向などを容易に伝えられる。ただし、適切に表現されていないグラフは意図した内容が伝わらないだけでなく、事実と異なっている印象を与える場合がある。
グラフを生かすためには、適切な種類を選び、数値が持つ特徴を理解して適切に表現する必要がある。

グラフ作成のポイント

1. 伝えるメッセージを明確にする
   グラフを使って何を伝えるかを明確にする。そしてひとつのグラフで伝えるメッセージはひとつに絞る。
2. ふさわしい種類を選ぶ
   グラフにはさまざまな種類があって、それぞれの特徴は異なっている。目的に応じたふさわしい種類のグラフを選択する。
3. 初期設定を見直す
   文字の読みやすいフォントとサイズにし、派手すぎないで品よく注目を引く表現にする。信頼性を損なわないように数値を含むファクトを必要な範囲で提示する。
4. 各要素の記述を加える
   単位を忘れずに記述し、補足事項がある場合にはもれなく示し、出典や調査に関する情報などを記載しておく。

棒グラフを見直す

棒グラフはデータを比較するために使われる。棒の長さを比較することで数値の大小の違いを感覚的に理解できる。
棒グラフを見るときには、ひとつひとつの棒の長さを個別に読み取るのではなく、グラフ全体を見て、どの棒が長く、どの棒が短いかを確認している。
基点は原則として0である必要がある。

こう表現する

ここを変える

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この記事は4月1日刊行される「学会スライド図解の技術〜グラフと表効果的な見せ方・作り方〜」の内容の一部を再編集したものである。

会場で発表する場合、参加者は関心がなくなっても、途中で退席しない限りは最後まで説明を聞くしかない。それに対してオンラインの発表では参加者の退席はクリックひとつのみ、自由で、簡単だ。発表者や他の参加者への気づかいや遠慮は一切、必要ない。
「よくわからない、読む気がしない」と感じさせるスライドや、「ポイントはなに？」「何が言いたいの？」と思わせたりする表現は、会場での発表ならがまんして聞いてもらえるが、オンラインではあっという間に参加者がいなくなってしまう。次々と画面から参加者の姿が消えて、やがて誰もいなくなったまま説明しなくてはいけないということも起こりえる。
そこまで極端でなくても、会場での発表では、参加者がわかりにくいと感じていると気がつけば、その場で言い換えたり、説明を補足したりして、リカバリーを図ることができる。
また関心をひいてない部分は、簡単にポイントだけ説明して次のスライドの説明に移ることもできるし、その部分がほんとうに大切なところであれば「ここが重要なところですが」と告げ、関心をひくことも可能だ。
一方、オンラインでは参加者の反応を十分にとらえることが難しい。参加者が途中でどこを説明しているかわからなくなったり、理解できない部分があったりしてまごついていても、発表者はそのことを把握できないまま、説明はどんどん進んでいく。わからなくなった相手は置いてきぼりだ。そうなれば、ぜひ質問しようと思っている者以外は退席するか、パソコンの前で他のことを始める。
こうしたオンラインならではの悲劇を避けるためには、オンラインの発表では、よりわかりやすく、ひきつける発表資料が必要だ。

■「読ませる」より「見せる」表現を
「広い会場で後ろの席からスクリーンを見るのと違い、オンラインでは参加者の目の前にあるパソコンの画面を見るのだから、文字を小さくしても大丈夫だろう」。
こうした考え方をしていると、参加者に説明内容は届かない。
パソコンの画面をただ受け身の立場で、じっと凝視し続けるのは思っている以上に疲れる。この疲労については大学のオンライン授業でも多くの学生が訴えているところだ。
同じことが学会発表にもあてはまる。ひとつの発表はわずかな時間でも、連続していくつかの発表に参加し、説明が進むうちに、つぎつぎと切り替わるスライドの内容を正確に把握していると、少なくない負担を感じるようになり、理解しようという意欲を削いでいく。
こうした負担はスライドの表現方法で軽減できる。その方法とは、スライドは「読んでわかる」よりも「見てわかる」表現にすることだ。
パソコン画面の凝視が疲れさせることに加え、オンラインの発表では、さまざまな画面サイズで見られることにも配慮しておく必要がある。
発表者はデスクトップの大きなサイズのモニタを使っていても、参加者のなかにはノートパソコンで見る人もいるかもしれない。画面サイズにすれば27インチのモニタを使って発表し、見る側は13インチということになる。
その結果、27インチのサイズで問題なく判読できるスライドが、ノートパソコンの画面では解読は難しいということもありうる。
やはり読んでわかる前に見てわかるスライドの表現が必要だ。

■これをやってはいけない
見てわかるスライドにするために、まずはここを押さえるというポイントを3つ、紹介しよう。
（1）文字が入りきらないので小さくする
「あれもこれもと言いたいことがあるし、質問が出るといけないから、これもいれておこう」
こうした気持ちから、スクリーンを使った発表であれば注意することも、画面での発表になると、ついつい書き込み過ぎてしまう。
ところが人は一度にそれほど多くの情報を取り込むことができないし、短時間で理解する内容には限りがある。発表スライドでは、言っておきたいことをすべて盛り込むのではなく、これがないと理解に困るということだけに絞った表現をしよう。
（2）論文・レポートの表やグラフを見やすさをチェックしないで、そのまま使う
論文・レポートの表やグラフはデータの特徴や分布などを解読するためのものだ。手元でじっくり精査する目的には適しているが、短い時間で理解するにはふさわしくない表現もある。そのままコピーして画面に映すと、細かすぎたり、すぐには理解できない表現になったりしてしまう。
表やグラフをコピーする前に、相手からの見やすさをチェックし、煩雑な印象を与えるようであれば表現を工夫しよう。
（3）スライドによってタイトルの位置や使っている文字のサイズを変える
スライドに盛り込む内容が多くなったり、大きなサイズの表やグラフを作ったりして、タイトルを上にずらしたり、小さい文字で表現している発表スライドをよく目にする。
しかし、パソコンのディスプレイのウィンドウの中に表示されるスライドが切り替わるたびにタイトルが大きくなったり小さくなったり、位置もその都度ずれていると見にくいだけでなく、内容が理解しにくくなってしまう。
作る側はスライドごとに表現を工夫して作るのだが、見る側は発表資料を連続で見ていくということを頭に入れておいて、スライドのタイトルは資料をとおして一貫した位置と文字サイズに統一しておこう。

■ウィンドウサイズを変えてチェックする
細かすぎる文字サイズや書き込み過ぎた表現を見直すためには、大きなディスプレイ画面でもウィンドウサイズを小さくし、スライドのサイズも小さく表示すればよい。
13インチ程度のディスプレイ画面を前提としたウィンドウサイズで確認したら、次は思い切って縮小した画面でもう一度確認しておこう。
具体的には［表示］メニューの［ズーム］を選ぶと表示される画面で25％程度にして確認する。この大きさだと細かい表現は判読できないが、おおまかな傾向は把握することができる。それがスライドを目にしたときの相手に与える印象だ。
縮小してごちゃごちゃしていたり、緻密過ぎると感じたりするスライドがあれば表現を見直しておく必要がある。

一枚のスライドの中で特定の部分を強調する場合、もっとも大切なところ、一ヶ所からせいぜい二ヶ所に絞って、赤を使う。
私たちの身のまわりを見ると交通信号や道路標識など注意を徹底しようとする部分に赤い色が使われている。同様の考えから一般的にスライドは「ここが重要」という部分に鮮やかな赤を使って見る人の目を引こうとする。そこでは使う場所を絞っておくことで、狙いどおりの効果を上げることができる。

■赤が散見していればかえって注意をひかない
スライドを作るときにひととおり文字などを入力したあとメリハリをつけて重要な部分を強調する。このときにひとつのフレーズやビジュアル表現の中で重要な部分を、ラインマーカーを使って資料を読み込みながら色を塗っていくように赤に変えていくと、いくつもの部分に赤が使われることになる。
こうしたできあがったスライドは発表会場でスクリーンに大きく映し出されると、あちこちに赤が目立ち、いったいどこが重要なのかがわかりものとなる。ここも重要、あそこも重要というのではしょっちゅう大声を上げて怒鳴っている人と同じで、相手には「また同じことをやっている」と受け止められ注意をひくことはない。
■あなたが作った狙いは相手に受け入れてもらえない
伝える側が狙った効果が、受け取る側に伝わらないのは両者の感覚の違いがあるからだ。すでに述べたように伝わる側は特定フレーズやビジュアル表現の一部を目立たせ、そこが重要であることを伝えようとする。ところが見る側は初めからスライドを一行ずつ、ひとつずつ順に見ていくわけではなくて、スクリーン全体を一度にパッケージとして目に入れる。そして、さまざまな部分赤があることを認識する。結果として重要部分を理解することができない。

■他の強調手段を活用する
スライドを見る相手のことを考えると、赤を使う場所はスライドの中で絞っておかないと狙った効果を上げることができないということがわかる。
ただし、赤で強調するほどではないが「ここのパーツではここが（相対的に）重要」と伝えておきたいことがある。そのときには赤を使うのではなく（１）青など赤より目立たない色を使う（鮮やかな黄色は赤と同じ印象を与えるので使わない方が無難）、（２）重要部分を「　」（かっこ）や“　”（ダブルクォーテーション）で囲む（３）フォントを変える、（４）文字の大きさを変えるといった方法を採用すればよい。

強調の赤は、「ここ！ここ！ここの部分はほんとうに重要！まずはここだけでいいから注目して！」という部分だけに絞って使うようにしよう。

項目をリストアップし、箇条書きで表現するスライドは、体言止めか用言止めで統一しておく。

体言止めとは文を名詞や代名詞で終わらせる表現、それに対して用言止めは動詞、形容詞、形容動詞で終わらせる表現を言う。たとえば
「新しい治療法の普及」
は体言止めであり、
「新しい治療法を普及する」
ならば用言止めとなる。

■体言止めと用言止めを混在させるとわかりにくい
文末の表現をいちいち気にしていては手間がかかってしまうという考えもあるかもしれない。しかし、大きなスクリーンで体言止めと用言止めが混在していると見た目が悪いうえに、理解しにくい。
わかりやすいスライドにするために、ぜひ統一して欲しいのだが、実際に作っていくと用言止めは動詞を使うため、それほど難しくないけれど、体言止めの表現はすぐに思いつかないことがある。たとえば「普及する」を「普及」に変えるだけならば簡単だが「（相手の目を見て）話す」や「（意見を）述べる」といった表現はすぐには言い換えができないかもしれない。
■ネットの類義語辞典を使う
言い換えの表現が頭に思い浮かばない場合は Google などで「話す　類義語」「述べる　類義語」と検索してみよう。上位にリストアップされた結果にオンラインの類語辞典が含まれているので、それをクリックして該当ページを見れば、類義語が上げられている。その類義語からふさわしい表現を選んだり、ヒントにしたりすると、体言止めにしやすい。先にあげた例であれば
「相手の目を見て話す」は、「相手の目を見た対話」「相手の目を見た発声」「相手の目を見た発言」などに、「意見を述べる」は、「意見の表明」「意見の申し出」「意見の説明」などに変えることができる。

■単語の順番を入れ替え、全体の印象を整える
また文末の表現を工夫する以外にも、体言止めでは単語の順を入れ替える方法も有効だ。たとえば「構成メンバーが十分である」は、「十分な構成メンバー」と言い換えることができる。
こうした方法をヒントにしながらスライド全体として違和感のないように表現を整えていく。最初に上げたスライドを改善したものを下にあげておくので、参考にして欲しい。

箇条書きのスライドの項目は、体言止めか、用言止めのどちらかだけを使った表現にしておこう。

次のチャートを見て下さい．あなたが，このチャートを作るとしたら，どういう手順で作るでしょうか．どうやって作ったらよいのか，すなわち作成のアプローチを考えることによって，形や配置が整った見ばえのよいチャートを短時間で作ることができます．

■グループ化を活用する
チャートを作るには，前回取り上げた，コピーと位置揃えの機能に加え，グループ化を使いこなすことが大切です．
グループ化とは複数の図を組み合わせ，ひとつにできる機能です．グループ化することによって，図の扱いが楽になります．

■複雑な図も作り方の工夫で手間を省ける
それでは，チャートを作る手順を見ていきましょう．
（１）タイトルと，ひな形を描きます．

（２）ひな形をコピーし，矢印を描きます．

（３）できあがった図を縦方向に位置を揃え，上下方向に等間隔に並べたあとで，グループ化します．
（PowerPoint でグループ化するには，複数の図を選んでおいて［ホーム］タブ→［配置］→［オブジェクトのグループ化］→［グループ化］をクリックします）

（４）グループを必要な数だけコピーします．

（５）各グループを横方向に位置を揃え，左右方向に等間隔に並べたあとで，ひとつにグループ化します．

（６）枠を描き，（５）で作ったグループと，縦方向と横方向に位置を揃えたあと，ひとつにグループ化します．

（７）図と文字を追加します．

（８）（６）で作ったグループと（７）で作った図を縦方向に位置を揃え，上下方向に等間隔に並べます．

（９）枠の中の文字を修正すれば，完成です．

■頭の中でアプローチの構想を練る
いかがでしょうか．初めての方はたいへんに思われるかもしれませんが，慣れてしまえば，それほど手間でもありません．
ポイントは，キーボードを触る前に，頭の中でどのように作っていったらよいかアプローチを考えておくことです．作ろうとするチャートのイメージを，ラフでよいので紙に書き出し，どこか使い回しできるところはないか，少しでも省力化できるところはないか考えてみましょう．
このシリーズの第１回に取り上げたフローチャートのテンプレートも，こうした方法によって作っています．みなさんも必要に応じて，自分のテンプレートを作ってみましょう．テンプレートの数を増やしていけば，どんどん資料作りが楽になっていきます．

図を使ったチャートには，同じ形の図を繰り返し使っているものがあります．そうしたチャートを作るとき，ひな形をひとつ作り，使い回すと効率よく作ることが可能です．
具体的には，ひな形を必要な数だけコピーし，位置を調整し，そのあとに文字や色を修正します．
例として下にあげるチャートを作る場合を考えてみましょう．

■ひな形を選択する
効率よく作るポイントは，ひな形となる図を正しく選択することです．この図ならば，ひな形は一番下の「小児救急を含む小児医療」です．
他の長方形の図を選ばない理由は，それらをひな形に選んだ場合，最後の文字を修正するときに，文字が図からはみ出してしまうおそれがあるからです．

■コピーと位置揃えの機能を使う
それでは，チャートを作る手順を見ていきましょう．
（１）タイトルと，ひな形を描きます．

（２）必要な数だけ，ひな形をコピーします．

（３）コピーしてできた５つの要素を縦方向に整列させます．
（PowerPointで整列させるには，複数の図を選んでおいて［ホーム］タブ→［配置］→［オブジェクトの位置］→［配置］をクリックし表示されるメニューから配置方法を選びます）

（４）５つの要素を上下方向に等間隔に並べます．
（PowerPoint で等間隔に並べるには，複数の図を選んでおいて［ホーム］タブ→［配置］→［オブジェクトの位置］→［配置］をクリックし表示されるメニューから配置方法を選びます）

（５）枠の中の文字を修正すれば，完成です．

■ひな形の選択の基準は
チャートを作るには，部分部分をひとつずつ作るのではなく，ひな形をひとつ作って，それを使い回す．その時に，ひな形となる図は，最も文字列の長いものや行数の多いものを選ぶようにすることが大切です．
次回は，こうしたテクニックを使って，もう少し複雑なチャートを作るための実践的な方法を紹介します．

複雑な内容も，図を使って説明すると，すぐに伝わることがあります．時間の限られている発表で，図を使えば効率よく理解してもらうことができます．
今回から数回にわたって，短時間で，みばえのよい図の作り方を取り上げます．第一回目は，[shift]キーを使ったテクニックを取り上げます．

• 水平線，垂直線を描く
  何本か線を引くときに，方向を統一しておくと，すっきりきれいに見せることができます． 　方向を統一するときには，[shift]キーを使います．直線や矢印を描くとき，[shift]キーを押しながら描くと，一定の角度しか線をひくことができません．この方法を使えば，いくつもの水平線や垂直線を手早く描くことができます．
  

• 引出し線は整理して使う
  写真やイラストで引出し線を使うとき，[shift]キーを使って，水平線と垂直線だけを使うようにすれば，センス良く見せることができます．
  

• 正方形，正円を描く
  正方形や正円といった縦横比が同一の図を描くとき，[shift]キーを使うと効率よく描くことができます．[shift]キーを押すことによって，長方形を描く機能は正方形を描く機能へ，楕円を描く機能は正円を描く機能へと変わります．
  さらに，いったん描いた正方形や正円の形の大きさを調整するとき，[shift]キーを押しながら拡大や縮小を行えば（四隅のハンドルをドラッグすれば），縦横比を同一にしたまま，大きさを変えることができます．
  
  また図を移動する場合，[shift]キーを押すと，水平・垂直方向にしか移動できなくなるので，位置を整えるときに便利です．